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Mailroom Assistant (DE)

Mailroom Assistant ist ein KI-gestütztes Umbenennungstool, das dabei hilft, gescannte Dokumente und E-Mails (.pdf und .msg-Dateien) zu organisieren. Mithilfe von OCR-Text und ChatGPT erstellt Mailroom Assistant automatisch aussagekräftige Dateinamen basierend auf Datum, Absender und einer kurzen Beschreibung.

Erste Schritte

  1. Laden Sie die Mailroom Assistant-Anwendung (Executable) und das Auto-Updater-Programm herunter.
  2. Legen Sie beide Dateien in denselben Ordner.
  3. Doppelklicken Sie auf das Mailroom Assistant-Symbol, um die Anwendung zu starten.
  4. Das Einstellungen-Fenster öffnet sich automatisch, um Sie durch die Konfiguration Ihres API-Schlüssels zu führen.

Konfiguration

API-Schlüssel & Modell

  1. Fügen Sie im Einstellungen-Fenster unter OpenAI Ihren API-Schlüssel in das Feld API Key ein.
  2. Klicken Sie auf Test, um Ihren Schlüssel zu überprüfen.
  3. Klicken Sie auf Refresh List, um verfügbare AI-Modelle zu laden.
  4. Wählen Sie Ihr bevorzugtes Modell (z. B. gpt-4 oder gpt-3.5-turbo) aus.
  5. Klicken Sie auf Save and Close, wenn Sie fertig sind.

Abkürzungen

  • Gehen Sie im Einstellungen-Fenster zum Tab Abbreviations.
  • Fügen Sie Absendernamen hinzu, die verkürzt werden sollen (z. B. Lang: OBI GmbH → Kurz: OBI).
  • Klicken Sie auf Save and Close, um die Änderungen zu übernehmen.

Spezial-Absender

  • Legen Sie im Tab Special Senders den Termin Days Offset fest (z. B. 3 fügt drei Tage zum Datum hinzu).
  • Listen Sie jeden speziellen Absender in einer neuen Zeile auf.
  • Dateien von diesen Absendern erhalten das Präfix TER (z. B. TER3-2025-06-22-ACME-Invoice).

Allgemeine Einstellungen

  • Sprache: Wählen Sie die Sprache der Benutzeroberfläche.
  • Mindestseitenlänge: Ignoriert sehr kurze oder leere Dokumente.
  • Max Transmit Chars: Beschränkt, wie viel Text an die AI gesendet wird.
  • Verarbeitungsverzögerung: Fügt eine kurze Wartezeit nach jeder Datei ein.

Nutzung

Ablage von Dateien

Legen Sie alle .pdf- und .msg-Dateien in denselben Ordner wie die Mailroom Assistant-Anwendung und den Auto-Updater.

Watch-Modus

  1. Öffnen Sie die App und klicken Sie auf Watch Current Directory.
  2. Neue Dateien, die in den Ordner hinzugefügt werden, werden automatisch umbenannt.

Manueller Modus

  1. Klicken Sie auf Start Manual Run.
  2. Die Anwendung durchsucht und benennt alle vorhandenen Dateien im Ordner auf einmal um.

Dateinamensformat

  • Standard:

YYYY-MM-DD-ABSENDER-BESCHREIBUNG

Beispiel: 2025-06-19-ACME-Inc-Rechnung

  • Spezial-Absender:

TER<offset>-YYYY-MM-DD-ABSENDER-BESCHREIBUNG

Beispiel: TER3-2025-06-22-ACME-Inc-Besprechungsnotizen

  • Abkürzungen werden auf den Absendernamen angewendet, wenn konfiguriert.

Fehlerbehebung

  • Keine OCR erkannt Stellen Sie sicher, dass Ihre PDF durchsuchbaren Text enthält. Führen Sie bei Bedarf OCR in Ihrer Scanner-Software erneut aus.

  • API-Key-Test fehlgeschlagen Überprüfen Sie Ihren Schlüssel im OpenAI-Dashboard und Ihre Internetverbindung.

  • Unerwartete Dateinamen Öffnen Sie die Einstellungen erneut, um Prompts oder Abkürzungen anzupassen, und führen Sie den Vorgang erneut durch.

Vielen Dank für die Nutzung von Mailroom Assistant! Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie conor@manusit.com